SM Entertainment

K-POP 선두 주자 SM엔터테인먼트는 콘텐츠 제작 및 다국적 협업의 어려움(대용량 파일 공유 비효율, 글로벌 소통 및 실시간 협업 장벽, 문서 버전 관리 문제)을 해결하고 ‘창의적이고 경계 없는 글로벌 협업 문화’를 구축하기 위해 Google Workspace(GWS) 도입을 결정했습니다. 메가존소프트는 맞춤형 보안 설계, 데이터 이관, 변화 관리 프로그램을 통해 성공적인 도입을 지원했습니다.

SM엔터테인먼트는 글로벌 성장에 따라 여러 가지 비효율을 겪었습니다.

첫째, 전 세계 지사와 파트너 간의 대용량 미디어 파일 공유 및 관리가 비효율적이었습니다. 콘텐츠 특성상 용량이 큰 파일이 많았지만, 기존 시스템은 파일 공유에 시간 제약과 용량 제한이 있어 프로젝트 진행 속도를 늦췄습니다.

둘째, 문서 및 기획안의 버전 관리 복잡성이 심각했습니다. ‘최종’, ‘진짜 최종’ 등의 파일들이 혼재하여 콘텐츠 기획 및 승인 과정에서 혼선이 발생했습니다.

셋째, 글로벌 오피스 간 실시간 소통 및 협업에 어려움이 있었습니다. 시차가 있는 해외 지사와의 회의 조율 및 원활한 커뮤니케이션을 지원하는 공식 협업 도구가 부족하여 비공식적인 외부 솔루션 사용이 증가했고, 이로 인해 보안 우려가 커졌습니다. 시차가 있는 해외 지사와의 회의 조율 및 원활한 커뮤니케이션을 지원하는 공식 협업 도구가 부족하여 비공식적인 외부 솔루션 사용이 증가했고, 이로 인해 보안 우려가 커졌습니다.

메가존소프트는 SM엔터테인먼트가 직면한 문제 해결을 위해 GWS 기반의 디지털 혁신 환경을 구축했습니다.

• 기존 협업 시스템 및 문서관리 시스템 데이터 이관 : M365 서비스 운영 비용과 지원체계의 문제로 제한적인 기능과 저장용량을 사용하던 업무 시스템 환경에서 끊김 없는 업무 연속성을 위하여 메일, 문서 실시간 이관을 제공하였습니다.
• 실시간 공동 작업을 통한 기획 프로세스 혁신: Google 문서 도구(Docs, Sheets, Slides)를 활용하여 글로벌 마케팅 기획안, 아티스트별 전략 문서 등을 실시간으로 공동 편집할 수 있게 지원했습니다. 이로써 ‘단일 문서’ 기반의 협업이 가능해져 파일 전송 및 버전 관리의 번거로움이 완전히 사라졌습니다.
• Gmail, Chat, Meet을 통한 글로벌 커뮤니케이션 통합: 메일 시스템을 Gmail로 통합하여 용량 제한과 관리 복잡성을 해결했습니다. Google Meet의 고화질 화상회의 기능을 통해 시간과 장소의 제약 없이 글로벌 오피스 간 원활한 소통을 지원하여 신속한 의사결정을 가능하게 했습니다.
• Google Calendar를 활용한 일정 기반 협업: 아티스트 스케줄, 콘텐츠 릴리즈 일정, 팀/부서 간 회의 조율을 Google Calendar로 일원화하여 팀 간 일정 공유와 회의 조율 과정을 간소화했습니다.

Google Workspace 도입으로 소통, 협업, 문서 작성 등 주요 업무 도구가 새롭게 바뀌면서, SM엔터테인먼트는 임직원이 변화에 자연스럽게 적응할 수 있도록 단계적인 변화관리 활동을 추진했습니다.

‘Work Excellent’ 슬로건 아래, 파일럿 참여자를 중심으로 실무형 교육과 실습을 운영하고, 이들이 부서 내에서 활용 사례를 전파하며 변화의 촉진자 역할을 수행했습니다. 또한 기본 교육과 심화 교육을 병행하며, 전 직원이 Google Workspace의 주요 기능(Gmail, Drive, Docs, Meet 등)을 실제 업무에 즉시 적용할 수 있도록 지원했습니다.

아울러 전사 캠페인 활동을 통해 임직원들이 자연스럽게 Google Workspace를 경험하고 학습할 수 있는 환경을 조성했습니다. 특히, Google Workspace의 다양한 기능을 실제 업무 사례에 접목한 영상 콘텐츠를 제작·공유함으로써, 구성원들이 새로운 협업 도구를 보다 직관적이고 실질적으로 이해할 수 있도록 지원했습니다.

생성형 AI Gemini를 업무에 적극 활용함으로써 생산성과 창의성을 동시에 높이며, 새로운 디지털 협업 문화의 정착을 완성했습니다.

창의적인 업무 몰입도 향상 및 압도적인 협업 효율 달성

SM엔터테인먼트 직원들은 GWS 도입 후 Google 문서 도구의 실시간 공동 편집 기능을 가장 유용한 기능으로 꼽으며, 버전 관리에서 해방된 것에 대해 높은 만족도를 표했습니다.

• 콘텐츠 제작 속도 향상: 단일 문서 기반 공동 작업으로 기획-검토-승인 과정에 소요되는 시간이 단축되어 빠르게 변화하는 K-POP 시장의 요구에 민첩하게 대응할 수 있게 되었습니다.
• 글로벌 협업 장벽 해소: Google Meet 사용률이 급증하며 해외 지사 및 파트너와의 협업이 활성화되었고, 지메일, 챗, 드라이브가 상호 연결되어 데이터와 작업 흐름이 통합적으로 관리되며 전사적인 생산성이 향상되었습니다.
• 빠른 변화 적응: 체계적인 변화 관리 교육과 SM 엔터테인먼트의 디지털 친숙도가 맞물려, 임직원들이 단기간 내 GWS에 빠르게 적응하며 새로운 협업 문화가 성공적으로 정착되었습니다.